In sổ và lưu trữ chứng từ Kế toán

Trong Kế toán có nhiều cách và phương pháp in sổ và lưu trữ chứng từ Kế toán tựu chung lại là lưu làm sao để khi cần truy xuất được nhanh nhất và đảm bảo thời hạn lưu trữ sổ sách Kế toán. KẾ TOÁN LƯƠNG GIA sẽ chia sẻ cùng bạn.

Tại khoản 7 điều 26 luật Doanh nghiệp 2014: “Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. …..

. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

Như vậy việc lưu trữ sổ sách hoàn toàn có thể được lưu thành bản mềm (excel, word, pdf,…). Tuy vậy thực tế mặc dù có thể được lưu bằng phương pháp điện tử nhưng tại sao KẾ TOÁN LƯƠNG GIA vẫn khuyên các bạn nên in sổ sách và ký tên đóng dấu:

+ Thói quen cũ đa số cán bộ kiểm tra vẫn yêu cầu bản cứng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng,…

+ Việc in sổ kế toán cũng thể hiện được sự chuẩn bị cẩn thận, chu đáo và có thiện chí.

+ Rõ ràng việc in sổ sách kế toán có giá trị pháp lý cao hơn so với việc lưu trữ bản mềm. Đồng thời các cụ có câu: “Bút sa gà chết” – Sếp ký vào là cũng ngầm định đã đồng ý với Kế toán nên sau này có gì cũng dễ nói chuyện hơn.

1. Cách in sổ Kế toán

Đối với các Doanh nghiệp ít giao dịch, nghiệp vụ thì việc in sổ Kế toán tương đối đơn giản. Nhưng đối với những doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ phát sinh, phức tạp thì việc lựa chọn để in những sổ sách cần thiết phục vụ thanh tra và những sổ sách chỉ cần lưu bản mềm (excel). Có nhiều cách in sổ nhưng KẾ TOÁN LƯƠNG GIA hướng dẫn bạn cách mà KẾ TOÁN LƯƠNG GIA cảm thấy khoa học và hợp lý nhất là mỗi 1 tài khoản đóng thành 1 quyển theo nguyên tắc: Bảng tổng hợp tài khoản, bảng chi tiết tài khoản và sổ chi tiết tài khoản.

Trước hết sau khi số liệu đã hoàn chỉnh các bạn cần kiểm tra xem bảng cân đối tài khoản có phát sinh những tài khoản nào. Kinh nghiệm của KẾ TOÁN LƯƠNG GIA là các bạn sẽ chỉ nên in những sổ nào có phát sinh trong kỳ và những sổ nào có số dư cuối kỳ (tài khoản nên in là tài khoản bậc 2, tùy các bạn có thể mở chi tiết và in tài khoản chi tiết tùy theo doanh nghiệp bạn quản lý).

Danh sách các loại sổ cần in (nếu không phát sinh hoặc không có số dư thì không cần in)

2. Lưu trữ hồ sơ Kế toán

Có nhiều cách lưu trữ hóa đơn: có người lưu hóa đơn gốc theo thứ tự tờ khai thuế GTGT, có người lưu trực tiếp vào chứng từ đi kèm (thu, chi, nhập xuất,…). KẾ TOÁN LƯƠNG GIA nhận thấy rằng phương pháp lưu cùng các hồ sơ đi kèm là thấy hợp lý nhất.

Sau khi in sổ sách và đóng bìa xong cùng ngồi lại xem mình còn in sót gì nhé:

• Sổ sách Kế toán
• Tờ khai, báo thuế hàng tháng (hoặc hàng quý)
• Báo cáo tài chính
• Tờ khai quyết toán năm (Thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp).
• Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp (đảm bảo số liệu theo dõi và chốt số liệu tại thời điểm 31/12 với đối tác). Nên có không bắt buộc.
• Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động, quy chế (nếu có), thỏa ước lao động (nếu có).
• Phiếu nhập, xuất, thu chi

Nếu bạn theo hình thức Nhật ký chung thì tương ứng theo thứ tự của Nhật ký chung bạn sắp xếp 1 bộ đầy đủ chứng từ theo Nhật ký chung.

Nếu bạn theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì từng chứng từ ghi sổ loại nào bạn sắp xếp bộ chứng từ đầy đủ theo loại đó.

Lưu ý: Các hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng,… bản gốc các bạn nên lưu riêng ra 1 file ngoài có đánh số để tiện theo dõi và truy xuất (trong hồ sơ chỉ lưu hợp đồng phô tô). Tránh trường hợp sau 2-3 năm tìm lại hợp đồng rất vất vả.

Vậy là KẾ TOÁN LƯƠNG GIA đã chia sẻ cách để bạn in sổ và lưu chứng từ. Đây là phương pháp mà KẾ TOÁN LƯƠNG GIA thấy đơn giản, phù hợp nhất. Trường hợp bạn có cách nào hay hơn thì áp dụng.

Xem thêm: Các công việc thường ngày của Kế toán

Quý khách hàng có nhu cầu vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN LƯƠNG GIA
Địa chỉ: Tổ 16, Phường Lộc Vượng, TP. Nam Định, T. Nam Định
Website: ketoanluonggia.com
Email: luonggia@ketoanluonggia.com
Facebook: facebook.com/ketoanthueluonggia
Hotline: 0963 755 689 (Viettel) – 0948 755 689 (Vina) – 0931 755 689 (Mobi)